Delegare è una delle attività più comuni che ci può capitare nella vita, professionale o personale, ma è una delle più difficili da gestire e ci può far sentire come tra due elastici che tirano verso due opposti: da una parte devi farlo (magari perché è una indicazione calata dall’alto e non puoi sottrarti) e dall’altra parte non vuoi, o meglio, senti che non puoi.

E’ una sensazione che ho vissuto molte volte anche io: come professionista e come persona tengo molto a quello che faccio, alle persone con cui lavoro e a chi mi sta accanto, ho standard molto alti sia pratici che etici e per me delegare non è sempre facile: entrano in gioco diverse sensazioni come la perdita di controllo, il timore e il dubbio, ma anche valori come cura, precisione, attenzione alla relazione… e altri ancora.

La delega può provocare vertigine se in ballo c’è molto, può farci sentire che stiamo “perdendo” qualcosa, muove l’insicurezza che fa esitare nella scelta di fare quel passo facendo sì che si resti imbrigliati nel “faccio prima a farlo io”: non importa se ci sovraccarica, ci fa sentire con l’acqua alla gola, costantemente al limite senza mai tempo perché dobbiamo fare anche quella cosa, perchè “come lo faccio io nessun altro è in grado”.

(spoiler: certo, nessuno di noi è uguale ad un altro…)

Continuare a fare piuttosto che delegare dà sicurezza, e ci fa sentire a posto, al sicuro.

In realtà, lo so io e lo sai anche tu, non è così, perché piano piano si arriva alla saturazione e quando si è troppo alle strette non si è presenti a niente, l’attenzione è su tante cose + una (quella che dovrebbe essere delegata). E si corrono rischi, a volte troppo alti.

Sul tavolo della delega non ci sono solo attività e to do list, c’è molto molto di più

Oltre a procedure, contatti, conoscenza c’è anche, e soprattutto, quello che abbiamo costruito nel tempo svolgendo quell’attività come referente: le relazioni che abbiamo consolidato e che sono maturate grazie a una fiducia costruita con impegno e perseveranza.

Se non teniamo in considerazione questi aspetti ci giochiamo buona parte dell’efficacia del processo. E prima ne prendiamo coscienza, meglio è.

Una delega realmente efficace si costruisce “da dentro a fuori”,

è un processo disegnato innanzitutto nel rispetto di te: dai tuoi bisogni e dalle cose che per te contano, passando dai punti chiave alle aree di attenzione di ciò che stai delegando, ricordandoti dei tuoi valori e tenendo presenti tutte le emozioni che stai vivendo.

Quest’ultimo punto è il più importante da cui partire:

quando devi delegare qualcosa che ti sta particolarmente a cuore, cosa provi?

Ti racconto una mia esperienza: per anni ho lavorato come assistente d’aula e il mio compito era quello di preparare il materiale d’aula che comprendeva il report d’aula, un documento che riassumeva i principali passaggi formativi dei docenti e integrava il materiale degli allievi.

Un giorno mi è stato chiesto di cederlo a una nuova collega che avrebbe iniziato a lavorare con me in aula, così che io potessi essere più sul pezzo per altre attività e per gli allievi presenti.

Ho avuto una fortissima esitazione, e ovviamente ho fatto grande resistenza e la mia responsabile se ne è accorta, ma anzichè giudicarmi e imporre quella delega mi ha detto: “Comprendo che sei molto combattuta. Cosa ti frena di più?”

Mi frenava il timore che quel report non avesse lo stesso livello di completezza per le persone che lo avrebbero usato e su cui avrebbero studiato.

Era un pezzo di me, e tutti i report che avevo scritto fino ad allora erano strutturati e concepiti partendo dell’amore che ho per il servizio alla crescita delle altre persone. Sapere che altri studiavano su un documento che avevo organizzato e preparato, letto e riletto,  e lo trovavano utile mi riempiva il cuore di gioia e dava senso ai miei sforzi.

Lasciare andare tutto questo mi preoccupava molto.

La storia non è cambiata, la preparazione del report doveva passare di mano e una sua domanda mi ha aiutato in particolare: “Scegli tu cosa vuoi delegare come prima cosa di questa attività e come vuoi organizzarti, ma entro la prossima aula deve essere fatto tutto”.

Bingo! Sono passata dal lasciare andare tutto in un botto solo entro pochi giorni, a pianificare un pezzo alla volta partendo da me: è stata un’esperienza formativa di grande importanza e che ho ricreato e migliorato ad ogni delega successiva nel corso degli anni.

Ho sperimentato direttamente come, partendo da me e da cosa provo, sia possibile strutturare un processo che adempia alla richiesta (perchè alle volte non possiamo dire no, ci tocca farlo) e tenga presente i bisogni di chi delega e di chi riceve.

Se non avessi fatto così, so per certo che avrei passato tutto il tempo di quelle aule a guardare la collega a distanza, chiedendole più volte dell’attività, trasmettendo la mia insicurezza e soprattutto uno scarso livello di fiducia.

Lasciare andare implica la fiducia e il coraggio.

Accogliere implica il coraggio di dire “sì, me ne occupo io” e la fiducia nelle proprie capacità.

Se il processo di delega parte senza tenere in considerazione cosa c’è dentro di noi, arriverà comunque alla fine e si completerà, ma con quanta fatica interiore e relazionale? 

Con quanto tempo perso in modalità “gufo” a osservare a distanza domandandosi se funzionerà.

So di essere stata fortunata, perché avevo accanto a me una professionista e una persona che mi ha aiutato attraverso un confronto prezioso, e soprattutto riconoscendo come mi sentivo.

Non succede sempre, spesso in questa cosa si è soli: proprio per questo, in fondo all’articolo trovi un freebie che puoi scaricare e utilizzare nei tuoi processi di delega. L’ho messo a punto partendo da quella esperienza e da tutte le altre che nel tempo ho maturato lavorando con professionisti che si sono trovati in questa situazione: è il concentrato di un processo ripetuto più e più volte.

Un video introduttivo che ho preparato ti passerà le modalità di utilizzo.

Fammi sapere come va, ti ascolto!

Buon cammino,

Alice